Evenementen

Wilt u een evenement of festival organiseren? Als organisator bent u verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van uw evenement. Zorg ervoor dat u goed weet wat de regels zijn en dat u op tijd bent met uw aanvraag. Met dit stappenplan willen wij u daar graag op hoofdlijnen bij helpen. Voor alle voorwaarden uit het gemeentelijk beleid verwijzen wij u naar de Beleidsregel evenementen, met bijbehorende bijlagen. 

Komt u er niet uit of heeft u vragen? Neem dan op tijd contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl. Wij bieden graag advies en hulp.

Weet u niet (zeker) of u een evenementenvergunning moet aanvragen of een melding moet doen? Bekijk dan de voorwaarden.

Een melding is voldoende als:

• het evenement in de open lucht is;
• het niet langer dan twee aaneengesloten dagen duurt;
• er minder dan 150 personen zijn;
• het evenement niet voor 8:00 uur begint en uiterlijk om 23.00 uur stopt;
• het evenement geen belemmering vormt voor verkeer en hulpdiensten;
• het niet tegelijk is met wegwerkzaamheden, wegopbrekingen of hoofdroutes van de hulpdiensten;
• het totale oppervlak aan bouwwerken minder dan 50 m² is;
• het maximaal geproduceerde geluid niet meer dan 75 dB(A) is, gemeten op de gevel van de dichtstbijzijnde geluidgevoelige bestemming;
• het evenement niet in het kernwinkelgebied is. Voor activiteiten in het kernwinkelgebied is altijd een vergunning nodig. Het kernwinkelgebied is: Markt, Varkensmarkt, Marktstraat, Brugstraat, Bergstraat, Schoenmakersstraat, Steenweg, Neerstraat, Roerpassage, Paredisstraat, Munsterplein, Abdijhof, Hamstraat, Graaf Gerardstraat en Kloosterwandstraat.

Weet u niet zeker of u aan de voorwaarden voldoet? Overleg op tijd met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl.

Als uw evenement aan alle voorwaarden voldoet, kunt u een melding doen. Vul zo snel mogelijk, maar tenminste 20 werkdagen voor uw evenement, het meldingsformulier in.

Een aantal zaken waarmee u rekening moet houden:

• De burgemeester kan na de melding aanvullende voorschriften aan de organisator opleggen. Het is verboden om te handelen in strijd met deze voorschriften.
• Wanneer blijkt dat er voor een melding toch een vergunning nodig is, moet hiervoor alsnog het traject worden doorlopen. 
• De burgemeester beoordeelt de melding zo snel mogelijk. Wanneer er binnen 10 werkdagen na ontvangst van het meldingsformulier geen tegenbericht is verzonden, kan het evenement zoals gemeld plaatsvinden.

Let op: de gemeente neemt alleen compleet ingevulde formulieren in behandeling. Begin op tijd met het bekijken en invullen van het formulier en stuur het zo snel mogelijk in. Heeft u vragen? Neem dan contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl. Wij bieden graag advies en hulp.

Voor u een vergunning aan kunt vragen, moet uw evenement de evenementenkalender geplaatst zijn. 

Hoe meld ik mijn evenement aan?

Een plek op de kalender vraagt u aan met het Aanmeldformulier Evenementenkalender 2026. Stuur uw compleet ingevulde formulier naar mail@roermond.nl.

Let op: aanmelden voor de evenementenkalender 2025 kan tussen 1 juni en 31 augustus 2024. Aanmeldingen die na 31 augustus binnenkomen, beoordelen we op volgorde van ontvangst. We bekijken dan of ze alsnog een plek krijgen op de evenementenkalender. 

Organiseert u meerdere evenementen? Dan vult u voor ieder evenement een formulier in. Evenementen die binnen de aanmeldperiode zijn aangemeld hebben voorrang. Heeft u vragen? Neem dan op tijd contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl. Wij bieden graag advies en hulp.

Welke evenementen komen op de evenementenkalender?

Tussen 1 september en 1 december bekijken wij welke evenementen aangemeld zijn en een plaats krijgen op de evenementenkalender van het erop volgende jaar. Bij de selectie kijken we naar:

• of het op de gevraagde locatie mogelijk is. Van de meest gebruikte locaties zijn profielen beschreven. 
• de score van de evenementen in de evenementenmonitor Bij onvoldoende plek op een locatie of meerdere aanmeldingen voor dezelfde dag en tijdstip, bepaalt de score welk evenement voorrang krijgt. 
• de concept-evenementenkalender die hieruit volgt en afgestemd wordt met externe partners zoals brandweer, politie en GHOR.

Het college stelt de definitieve kalender uiterlijk 1 december vast. Deze vindt u dan op deze website en in het gemeenteblad op overheid.nl.

Wanneer krijg ik bericht?

Als aanvrager krijgt u na het besluit bericht of uw evenement wel of niet is opgenomen in de evenementenkalender. Als uw evenement op de kalender staat, hoort u ook of uw evenement binnen de risicocategorie  A, B of C  valt. Deze categorie is belangrijk bij de aanvraag van de evenementenvergunning. U ontvangt dan ook direct de informatie die van belang is voor het aanvragen van uw vergunning. 

Wat als mijn evenement vervalt?

Laat het ons op tijd weten, dan kunnen wij uw plaats op de evenementenkalender aan een ander evenement gunnen. 

Ook voor mensen met mensen met een fysieke, visuele, auditieve en/of mentale beperking, is het belangrijk dat een evenement goed toegankelijk is. Het evenemententerrein, maar ook andere voorzieningen moeten drempelloos zijn. Roermond vindt het belangrijk dat iederéén kan genieten van evenementen. Hoe u uw evenement zo toegankelijk mogelijk maakt leest u op we website van De Coalitie voor Inclusie. Of neem contact op met de Stichting Gehandicapten Platform Roermond voor advies op maat.

In de gemeente Roermond zijn veel geschikte locaties voor evenementen. Een aantal daarvan is beschreven in een locatieprofiel. In dit profiel leest u:

• voor welke evenementen een locatie geschikt is
• welke voorzieningen er zijn
• welke specifieke regels er gelden

Zo weet u als organisator vooraf waar u aan toe bent. Natuurlijk zijn er ook andere locaties geschikt voor evenementen. Bent u op zoek naar een geschikte plek? Neem contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl.

• Stationsplein
• Kloosterwandplein
• Munsterplein
• Markt Roermond
• Roerkade
• De Weerd
• ECI terrein
• Julianaplein
• Rector Boostplein
• Markt / In de Häöfkes
• Betjesplein
• Kop van Hatenboer

In de evenementenmonitor worden evenementen gescoord op de doelstellingen van de gemeente. Denk daarbij onder andere aan economie, gezondheid, inclusie, sport, cultuur  en duurzaamheid. Daarnaast scoort de gemeente het evenement op uitstraling, reikwijdte en de financiële situatie. 

Wij gebruiken uw antwoorden op een aantal vragen in het Aanmeldformulier Evenementenkalender 2025  om tot de score in de evenementenmonitor te komen. 

Wanneer uw evenement is opgenomen in de evenementenkalender kunt u de evenementenvergunning aanvragen, dit doet u via het Aanvraagformulier Evenementenvergunning. Dit kan pas als het evenement op de evenementenkalender staat. Heeft u vragen? Neem dan op tijd contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl. Wij bieden advies en hulp.

Veiligheid voorop

Roermond is een evenementenstad. Wij willen een evenement graag mogelijk maken! Het is daarbij belangrijk dat u als organisator op tijd én compleet uw aanvraag indient. U vult het formulier in en levert de daarin gevraagde documenten aan. Het voorkomen van problemen tijdens het evenement behoort tot de primaire verantwoordelijkheid van de organisatie. Daarom beschrijft u ook de risico’s, de te nemen preventieve veiligheidsmaatregelen en de gemaakte afspraken. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid om dit te controleren. Dat doen wij voor de veiligheid van u, uw bezoekers en de omwonenden. 

Aanleveren van informatie

Om onze verantwoordelijkheid te kunnen nemen moeten wij zo snel mogelijk voldoende inzicht hebben in het evenement en de preventieve maatregelen. Wanneer het aanvraagformulier onvolledig is ingevuld, of wanneer de gevraagde documenten niet bij de aanvraag zijn gevoegd, nemen wij uw aanvraag niet in behandeling. Onvolledige gegevens en documenten kunnen leiden tot een weigering of intrekking van de gevraagde dan wel verleende vergunning. Na beoordeling kunnen we u nog om een aanvulling vragen.

Op basis van uw aanvraag geven adviseurs van politie, brandweer en de geneeskundige dienst een advies aan de gemeente. Ook hier is doorlooptijd voor nodig. Zo houden wij samen onze evenementenstad veilig voor iedereen. 

A, B of C-categorie

Welke aanvullende informatie u moet aanleveren, hangt af van of u evenement in categorie A, B of C is ingedeeld in de evenementenkalender.Als organisator bent u verantwoordelijk voor een goed en veilig verloop van uw evenement.  Voor evenementen in de B en C-categorie, dus met een hoger risico, moet u een  veiligheidsplan aanleveren. Hierin geeft u inzicht in de risico’s van uw evenement, en de maatregelen die u hiervoor treft. Zo toont u aan hoe u een veilig evenement organiseert en kan de gemeente dit controleren. U kunt gebruik maken van het format Veiligheidsplan voor B-C-evenementen als voorbeeld en hulpmiddel. Naast een veiligheidsplan moet u ook een verkeersplan en een gezondheidsplan aanleveren. 

Wanneer moet ik mijn aanvraag indienen?

Wanneer u uw aanvraag moet indienen, hangt af van of uw evenement in categorie A, B of C is ingedeeld:

• Evenement categorie A: uiterlijk 8 weken voor het evenement.
• Evenement categorie B of C: uiterlijk 14 weken voor het evenement. 

Let op! Wanneer u uw aanvraag eerder indient, is er ruimte voor aanpassingen als uw aanvraag niet compleet is. Een aanvraag op het laatste moment brengt het risico met zich mee dat u kort voor uw evenement een weigering ontvangt. Uw evenement kan dan niet op de geplande datum plaatsvinden.  Hierdoor lijdt u schade en moet u bezoekers teleurstellen. 

Legeskosten 

Evenement categorie A: € 33,70
Evenement categorie B: € 188,20
Evenement categorie C: € 376,25

Overige vergunningen

Mogelijk heef u ook andere vergunningen van de gemeente nodig. Denk daarbij aan ontheffing Zondagswet, ontheffing geluidshinder, ontheffing artikel 35 alcoholwet of ontheffing kamperen. Vraag ook deze op tijd aan. 

Kan ik subsidie aanvragen voor mijn evenement?

Wanneer uw evenement op de evenementenkalender is geplaatst, kunt u subsidie aanvragen via het Aanvraagformulier evenementensubsidie. De aanvraag dient u tenminste 8 weken voorafgaand aan het evenement in. Meer informatie over de voorwaarden vindt u in de beleidsregel.

Faciliteiten van de gemeente

Heeft u faciliteiten van de gemeente nodig? Meer informatie en welke faciliteiten de gemeente mogelijk kan leveren, leest u in de Gedragslijn Facilitering Evenementen. Houd er rekening mee dat de door de gemeente gemaakte kosten aan u kunnen worden doorberekend. Hieronder vallen kosten voor inzet van personeel én materieel. Heeft u vragen? Neem op tijd contact op met de evenementencoördinator via evenementen@roermond.nl.  

Meer informatie

• De Veiligheidsregio Limburg biedt een aantal informatiekaarten die van belang zijn voor de veiligheid van de organisatie en de bezoekers.
• De brandweer biedt een uitgebreide checklist brandveiligheidseisen voor evenementen. 
• Bij de Rijksoverheid vindt u alle voorschriften op besluit Bbgbop.
• Er komen bezoekers naar uw evenement. Ook met die extra verkeersstromen moeten het evenement en de omgeving goed bereikbaar blijven voor politie, ambulance en brandweer. In het Infoblad bereikbaarheid evenementen VRLN 4-2024 leest u waar u rekening mee moet houden.

In de Beleidsregel evenementen vindt u alle voorwaarden uit het gemeentelijk beleid. 

Op welk beleid baseert de gemeente zich?

De bedoeling van de gemeente is dat evenementen leuk, gezellig en veilig verlopen en dat bezoekers en omwonenden er geen hinder of overlast van hebben. In de onderstaande documenten leest u meer over de bedoelingen en de uitwerking in de regels en in de processen:

• Beleidsregel evenementen
• Integraal uitvoeringskader evenementen
• Locatiebeleid
• Behandelproces evenementen
• Toezicht en handhaving
• Evaluatiematrix
• Wettelijk kader en relevant beleid